金鹏研究 | 企业招聘员工时，必须让员工提供哪十份材料以及相应作用

文章根据蔡飞律师原创的《企业用工风险防范之—员工入职时应提供的资料》调整、补充而成。

中心观点是社会主义国家员工以及企业的利益具有一致性，企业有良好发展的同时，大可为国家创造税收及就业岗位，小可提升企业职工待遇。故企业应在规范用工的同时，避免相应的用工风险以免发生不必要的损失，因而我们对企业合法用工提出以下的建议。

为避免员工入职风险，除了必须签订劳动合同外，单位还应要求员工入职时提供如下资料：

01

入职登记表

除了劳动者基本信息等必要内容外，还应包括如下的内容：

1． 入职时间（劳动合同不是入职时间的充分证明，这个才是）；

2． 有效的联系方式（住址、电子邮箱、微信等），任一方式通知，即视为送达（可作为制度告知及通知送达的有效方式）；

3． 可以载明登记表一式两份，各持一份，并载明工作地点、社会保险、工作岗位、职务、试用期及工资、劳动合同期限及转正后工资等《劳动合同法》第十七条的内容（有裁判机构例如广州就认为，此相当于签订劳动合同，可避免因为未签订劳动合同，导致二倍工资的法律责任）；

4． 家庭成员、紧急联络人以及他们的联系方式（包括紧急情况下可对员工提供相应帮助的方式等）；

5． 贴上近期照片。

02

入职承诺书

1. 员工承诺知道学历、工作经历是用人单位录用的前提，员工承诺如提供虚假资料可被无条件解除劳动合同（保证单位可合理应对欺诈行为）；

2. 对双方已确定的工作岗位及工作地点进行明确。员工对于这些岗位、工作地点可作合理调整、薪随岗变等作出承诺（固定双方已协商的事实，保证用人单位有合理、合法的用工自主权，也保障员工的权益和合理预期）。

也可以把入职登记表和入职承诺书合并一起载明。

03

已与身份证原件核对过的复印件（让员工在复印件上签名确认）

主要目的在于保证入职者身份真实性。

在司法实践中，借用他人身份证入职时，万一发生工伤，社保部门对于这种情形可能不赔（也有裁判认为，即便不是以本人名义缴纳，但工伤是真实的，社保缴费也是真实的，所以社保机构应支付）。因此，即便用人单位已依法缴纳了工伤保险，但可能仍需承担相应的工伤费用（可能会根据单位审核身份过程中的过错程度确定）。另外，对于恶意损害用人单位权益的行为，也可以依法追偿。

在难以确认身份的情况下，可要求提交户口本等，并细问家庭情况，通过对身份证件的核对，避免相应风险。

04

已与入职资格相关证书原件核对过的复印件（让员工在复印件上签名确认

证明员工已提交过相关的凭证，一旦发现员工作假，为主张员工在欺诈的情况下订立劳动合同无效或单方解除劳动合同提供重要的客观证据。

05

离职证明

可证明劳动者连续工作的时间、岗位职务、工作经历等，还可避免员工因未与原单位解除劳动合同关系而承担连带责任风险。根据《劳动合同法》第九十一条规定，“用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任”。

06

无竞业限制及商业秘密协议的证明

避免用人单位承担损害他方商业秘密的法律责任。

07

社保声明或申请（如存在已在其他地方缴纳的情况）

如果员工在其他地方已缴纳社会保险的，应向企业作相应的声明，避免单位承担因未缴纳社会保险而承担离职经济补偿等法律责任。当然，如员工自己未缴纳的，声明并不能免除单位缴纳的法定责任。在司法实践中，很多地方认为，即便是员工并没有真正在其他处已缴纳，但也不得以此主张其被迫离职。

08

有职业病风险的特殊行业，需提供最近的《体检报告》

既保障员工的权益，及早发现职业病隐患，也可防止员工自身已有职业病但未能查明，导致新单位需承担职业病责任的风险。

09

食品生产经营企业的从业人员，需提供健康证明

以防止承担相应的行政责任，也避免损害消费者的健康。

根据《中华人民共和国食品安全法》第四十五条规定：食品生产经营者应当建立并执行从业人员健康管理制度。患有国务院卫生行政部门规定的有碍食品安全疾病的人员，不得从事接触直接入口食品的工作。从事接触直接入口食品工作的食品生产经营人员应当每年进行健康检查，取得健康证明后方可上岗工作。

第一百二十六条：违反本法规定，有下列情形之一的，由县级以上人民政府食品药品监督管理部门责令改正，给予警告；拒不改正的，处五千元以上五万元以下罚款；情节严重的，责令停产停业，直至吊销许可证：......（六）食品生产经营者安排未取得健康证明或者患有国务院卫生行政部门规定的有碍食品安全疾病的人员从事接触直接入口食品的工作；

10

其他

银行卡、学历验证报告书、社保卡、住房公积金等复印件（均签名确认）。

作者简介

Career In Business

蔡飞律师

中华全国律师协会“2020年度全国律师行业最受关注人物”

广州金鹏律师事务所副主任、高级合伙人、律师

现担任现任广州市重大决策社会稳定风险评估专家、广州市劳动人事争议仲裁委员会法律顾问及仲裁员、广东省律师协会劳动与社会法律专业委员会副主任、广州市律协师协会劳动与社会保障法律专业委员会主任等职

主要业务领域：劳动法。

蔡飞律师为专业化之典型：

一、运营“飞劳动法”公众号，原创数百篇专业劳动法文章，包括转载在内的阅读量过千万；

二、专门向客户提供的团队刊物“飞劳动法月刊”；

三、出版《一本书读懂你不知道的劳动用工风险》（法律出版社出版）一书；

四、为广州市总工会撰写了“劳动者维权十解”、“劳动者就业过程法律知识点温馨提醒”、“劳动合同履行过程常见问题问答”，上述知识点，是广州市总工会法律宣传重要的读本；

五、参与了《劳动法实务疑难问题与应对》（担任编委，法律出版社出版）、参与了《新形势下劳动法实务问题应对策略》（法律出版社出版）《广州市工会维权工作指导案例汇编》（中国工人出版社出版）的编辑并参与相应内容的撰写；

六、编有《劳动与社会保障法律法规汇编》一书，汇总了截止2021年1月来最新最全面的劳动与社会保障法律法规。

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